VvE-site handleiding

Aan de slag

Welkom

Welkom bij de handleiding voor site-beheerders van VvE-site! In deze handleiding gaan wij uitleggen wat belangrijk is, hoe je dingen voor elkaar krijgt en waar je op moet letten.

VvE-site werkt het beste als de juiste informatie aan elkaar gekoppeld is. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de eigenaren gekoppeld zijn aan de appartementen, zodat het systeem weet wie van welk object een gebruiker de eigenaar is als hij inlogt. Dit is natuurlijk vooral belangrijk voor het online stemmen om te zorgen dat eigenaren alleen voor hun eigen eigendommen (appartment) mag stemmen.


VvE gegevens

VvE aanmelden

Een nieuwe site voor jouw VvE aanmaken is heel eenvoudig en binnen 1 minuut geregeld! Je gaat naar het registratieformulier, vult de gevraagde gegevens in en klikt op Site aanmaken om het formulier te versturen.

Je ontvangt nu op het door jouw ingevoerde emailadres een welkomstmail met een Gebruikersnaam en Wachtwoord voor jouw VvE omgeving. Daarmee kan je direct Inloggen.


Als je al klant bent van VvE-site, maar een nog een site wilt op hetzelfde account dan kan dat. Je vult gewoon nogmaals het formulier in met hetzelfde emailadres en het systeem herkent jouw mailadres en koppelt de nieuwe VvE aan dit account. Bij het inloggen krijgt je een keuzescherm naar welke VvE je toe wilt.

VvE basisgegevens

Volgt binnenkort!

VvE adressen

Volgt binnenkort!


Appartementen

In de module appartementen kan je in 1 oogopslag zien welke appartementen en eigendommen er in de VvE zijn en welke eigenaren daaraan zijn gekoppeld. Appartementen kan je 1 voor 1 toevoegen, of importeren met een Excel (CSV bestand).

Appartement toevoegen

Je hebt rechten nodig om appartementen toe te kunnen voegen. De site-beheerder heeft deze rechten standaard, maar je kan als site-beheerder ook andere personen of rollen hier rechten voor geven.

  1. Klik op het ronde plus teken rechtsonderin de module Appartementen:
  2. Je krijgt de keuze of je een appartement wilt toevoegen of dat je appartementen wilt importen. Je kiest nu Nieuw appartement toevoegen.
  3. Als je al VvE adressen hebt toegevoegd staat de straatnaam al ingevuld en kan je gelijk de overige gegevens invoeren.
  4. Druk op het veld Eigenaar 1 en selecteer de eigenaar die je eerder aan de ledenlijst hebt toegevoegd. Je kan dit altijd achteraf nog wijzigen.
  5. Vul de overige gegevens van het appartement in. Het veld stemmen wordt gebruikt in de module stemmen en staat voor het gewicht van de stem en kan dus per appartement verschillend zijn.
  6. Als je klaar bent klik je op Opslaan en het appartement is toegevoegd!

Appartementen importeren

Als de VvE veel appartementen heeft kan het handig zijn om de appartementen te importeren via een CSV import.

  1. Allereerst moet je zorgen dat 1 appartement op 1 rij staat en dat de waarden in aparte kolommen staan zoals hieronder. Je mag wel eigen kolomnamen gebruiken.
  2. Zorg dat het bestand is opgeslagen als .csv bestand:

  3. Klik rechtsonderin op de appartementenpagina op de ronde plus:

  4. Klik op appartementen importeren

  5. Sleep het .csv bestand in het daarvoor bedoelde vak of klik op de knop Upload CSV bestand en selecteer het bestand op jouw computer.
  6. Als de upload gelukt is zie je onderstaande scherm

  7. Beantwoord alle vragen om ons het bestand beter te laten begrijpen, geef ons bijvoorbeeld aan in welke kolom de straatnaam staat

    Je klikt op de vraag en selecteert de kolom uit jouw bestand in de dropdown:

  8. Omdat de leden op de ledenlijst een uniek ID hebben en dat ID niet bij de gebruikers bekend is kunnen wij dit niet uit de import zelf halen, maar moet deze achteraf gekoppeld worden. Wel kan je dit na de import in 1 keer doen voor alle appartementen in het veld Eigenaar 1 of Eigenaar 2:

  9. Als je alle velden die je wilt importeren hebt gekozen ben je klaar om de appartementen op te slaan, je krijgt eerst nog een overzicht te zien:

  10. Klik op opslaan en de appartementen zijn toegevoegd!

Appartementen bewerken

Een appartement bewerken is heel eenvoudig en lijkt heel erg op het toevoegen van een enkel appartement. Als je op de overzichtspagina van de appartementen bent klik je achter het betreffende appartement op de 3 bolletjes (zie screenshot).

Kies vervolgens voor bewerken (of voor verwijderen als je het appartement wilt verwijderen).

Appartementen koppelen

Wanneer zowel het appartement als de eigenaar zijn aangemaakt dan kan het appartement aan de eigenaar worden gekoppeld. Dit doe je door het appartement te bewerken en de eigenaar te koppelen in het veld Eigenaar 1 of Eigenaar 2. Als een eigenaar niet op de ledenlijst (bijvorbeeld omdat hij geen e-mailadres heeft) staat kan je hem invullen in het veld Vrij in te vullen eigenaar, echter zal dit appartement dan niet zelf mee kunnen doen aan stemmingen.


Gebruikers

Gebruiker toevoegen

Je hebt rechten nodig om gebruikers toe te kunnen voegen. De site-beheerder heeft deze rechten standaard, maar je kan als site-beheerder ook andere personen of rollen hier rechten voor geven.

  1. Klik op het ronde plus teken rechtsonderin de module Ledenlijst:

  2. Je krijgt de keuze of je een losse gebruiker wilt toevoegen of dat je meerdere gebruikers wilt importen. Je kiest nu Nieuwe gebruiker toevoegen.

  3. Je krijgt het volgende scherm te zien, waar je het e-mail adres van de nieuwe gebruiker invoert en eventueel alvast een rol uitdeelt of de taal instelt.
  4. Klik vervolgens op opslaan om de gebruiker uit te nodigen.
  5. De gebruiker ontvangt nu onderstaande email
  6. Na het klikken op Uitnodiging accepteren kan de gebruiker een aantal privacyvoorkeuren instellen. De beheerder ziet alle gegevens overigens altijd.
  7. Nu is de gebruiker lid geworden van de VvE en krijgt hij of zij als laatste stap nog de gelegeneheid om een wachtwoord in te stellen:
  8. De gebruiker is nu klaar om in te loggen

Gebruikers importeren

Handleiding volgt binnenkort!

Gebruikers bewerken

Handleiding volgt binnenkort!


Online en offline VvE vergaderen

Voorbereiding

De module vergaderingen van VvE-site is een 'realtime' module. Dat betekent dat alle acties die je ziet en doet binnen een vergadering, direct op het scherm te zien zijn bij de andere bewoners. Bijvoorbeeld het bijwerken van de notulen, of het plaatsen van een reactie.


Om de module vergaderingen te kunnen gebruiken zoals hij bedoeld (inclusief stemmen en een automatisch gekoppelde presentielijst) is is het belangrijk om een aantal voorbereidingen te treffen als je die nog niet hebt gedaan:

  1. Zorg dat alle eigenaren zijn toegevoegd aan de ledenlijst. Zie Gebruikers toevoegen of Gebruikers importeren
  2. Zorg dat alle appartementen of eigendommen zijn aangemaakt. Zie Appartementen toevoegen of Appartementen importeren
  3. Zorg dat de juiste eigenaar aan zijn of haar appartement is gekoppeld. Zie Appartementen koppelen

Vergadering aanmaken

Om een nieuwe vergadering te maken ga je allereerst naar de module Vergaderingen

Klik rechtsonderin op de ronde plus knop om een nieuwe vergadering toe te voegen.

Het scherm waarin je de gegevens van de vergadering kan invullen wordt geopend.

  1. Vul het onderwerp van de vergadering in. Bijvoorbeeld Algemene Ledenvergadering (online) 2020

  2. Selecteer de datum waarop de vergadering gaat plaatsvinden:

  3. Selecteer vervolgens eerst de uren en daarna de minuten op de timepicker voor de starttijd van de vergadering:

  4. Nu kan je een specifieke uitnodigingstekst invullen waar de leden per e-mail bericht van zullen ontvangen. De leden ontvangen ook een pushnotificatie als ze de iOS of Android app hebben geinstalleerd, maar de beschikbare tekst is daarin beperkt.

  5. Kies of je ook gebruik wilt maken van Online live vergadergen door de schuifknop aan of uit te zetten.

    Je krijgt vervolgens de keuze tussen Conference call en Livestream. Een conference call is een vergadering waarbij alle deelnemers meedoen met beeld en geluid. Een Livestream is een vergadering waarbij 1 of meerdere (vaak voorzitters) leden een livestream draaien en de overige leden alleen meekijken. Als je kiest voor livestream, dien je daarna de leden te kiezen die wel audio en video mogen uitzenden.

  6. Voeg nu de agendapunten voor de VvE vergadering toe. Je kan zoveel agendapunten toevoegen als je wilt en je kan achteraf de volgorde wijzigen door ze te verslepen met de muis of met je vinger op de smartphone.

  7. Als laatste selecteer je met de schuifknop of en vervolgens met het dropdown menu wie er reacties mogen plaatsen en notificaties moeten ontvangen over de vergadering.

  8. Klik op opslaan om de vergadering aan te maken en de notificaties te versturen als je dat aan hebt gezet.

  9. De vergadering wordt na het opslaan ook automatisch aan de agenda toegevoegd.

Presentielijst

Na het aanmaken van de vergadering wordt er automatisch een presentielijst gegenereerd. De basis van deze presentielijst komt van de Appartementenpagina. Alle eigendommen worden op de presentielijst geplaatst en de betreffende eigenaren en aantal stemmen worden getoond.

De beheerder kan tijdens de online / offline vergadering aanvinken als een lid present is. Als eigenaren present zijn mogen ze ook deelnemen aan Stemmingen, tenzij bij de stemming expliciet is aangegeven dat dat niet nodig is.

Als een eigenaar meerdere eigendommen heeft wordt hij automatisch voor al zijn eigendommen present gemeld. Als een eigenaar gemachtigd is door een andere eigenaar worden ook die eigendommen present gemeld. Elke keer als een eigenaar present gemeldt wordt, wordt automatisch de opkomst berekend.

Let op: De basisinformatie van de presentielijst, zoals wie de eigenaar is van een appartement of het aantal stemmen per appartement ligt vast! Dat betekent dat als er iets aan het appartement wijzigt en je wilt dat voor deze vergadering ook gewijzigd hebben, je de presentielijst opnieuw moet genereren. Dat doe je d.m.v. de knop onderaan de presentielijst.

Machtigingen

Als je eigenaar bent van een appartement kan je via de module vergaderingen een andere eigenaar machtigen om namens jou te stemmen. Als je iemand gemachtigd hebt kan je zelf niet meer stemmen.

Je kan de machtiging geven door naar de presentielijst te gaan in de betreffende vergadering en vervolgens te klikken op Machtiging afgeven.

Je krijgt nu een keuzemenu te zien van eigenaren. Kies de eigenaar die jij wilt machtigen.

De machtiging is nu gemaakt en de gekozen persoon mag nu stemmen uitbrengen namens jou.

Als je de machtiging wilt intrekken klik je op de knop Machtiging intrekken.

Digitaal stemmen

Als de juiste voorbereidingen zijn getroffen kan je ook voor en tijdens de VvE vergadering gebruik maken van het online stemmen via VvE-site.

Om een nieuwe stemronde te starten ga je als je de vergadering geopend hebt naar het tabje Stemmingen en kies voor Nieuwe stemming.

Er verschijnt een venster waarin je het onderwerp en de antwoorden kunt invullen. Standaard staat Voor en Tegen ingevuld, maar je kan alle antwoorden wijzigen en zoveel antwoorden toevoegen als je wilt.

Vul het onderwerp en de antwoorden (en eventueel een uitgebreide omschrijving net onder het onderwerp veld) in en je bent bijna klaar om de stemming te publiceren. Er zijn nog een aantal beschikbare instellingen voor de stemronde. Klik op Geavanceerde instellingen en onderstaande instellingen verschijnen:

  • Notificatie versturen aan / uit: Deze zet je aan als je wilt dat de leden een email en pushnotificatie ontvangen over deze nieuwe stemronde
  • Stemmen ingeschakeld: Als deze optie uit staat mag niemand (meer) stemmen en kunnen eigenaren hun stem ook niet meer ongedaan maken
  • Toon resultaten: De beheerder en eigenaren met Wijzig rechten in de module vergaderingen kunnen de uitslag altijd zien, maar als je wilt dat alle eigenaren dat kunnen dan zet je deze optie aan
  • Stemmen mag alleen indien aanwezig: Als deze optie aanstaat moeten leden als aanwezig zijn gemeld op de presentielijst. Zie Presentielijst
  • Persoon met wijzig rechten mag stemmen uitbrengen: De beheerder of eigenaar met Wijzig rechten in de module vergaderingen kan de stemmen registreren. In een offline vergadering kan dat bijvoorbeeld de secretaris zijn.
  • Filters toepassen: Soms wil je niet dat alle eigenaren kunnen stemmen voor een bepaald onderwerp. Bijvoorbeeld als een deel van het gebouw zich op de begane grond bevindt en niet mag meestemmen over de lift.
  • Zoals je hierboven ziet vink je eerst de kolom aan op basis waarvan je wilt filteren. Vervolgens vul je de waarde in waar het betreffende appartement aan moet voldoen. Nu zijn alleen de appartementen die aan die expliciete filters voldoen stemgerechtigd voor dat onderwerp.

    Let op: Vergeet niet de presentielijst opnieuw te genereren als je wijzigingen maakt aan de appartementenlijst.

Live video VvE vergadering

In een live video vergadering komen de eigenaren via een video en audio verbinding met elkaar in dezelfde virtuele vergaderruimte. Er kunnen op VvE-site tot 100 eigenaren tegelijk in dezelfde vergaderruimte, waarvan 9 personen met beeld en de rest met audio. Het werkt het beste vanaf de laptop of desktop computer met camera, maar met een smartphone kan men ook deelnemen, al is het dan soms wat bewerkelijker dan op een desktop.

  1. Om de live VvE vergadering te starten dient allereerst bij het aanmaken (of achteraf via bewerken) de optie Live video vergaderen aan te staan.

  2. Je ziet als beheerder nu onderstaande venster als je de vergadering geopend hebt

  3. Als je de ruimte binnengaat zal je de eerste zijn in de kamer en zie je jezelf in beeld.

    Onder Online leden kan je alle deelnemers zien die online zijnen elke keer als er iemand de ruimte betreed zal je dat hier terugzien. Ook zie je hier of men video en audio aan of uit heeft staan.

Als je in de live vergadering zit en je bent streamer (in livestream modus) of in conference modus (iedereen kan streamen) zijn er een aantal opties beschikbaar die we hieronder 1 voor 1 uitleggen:

  • De vergadering verlaten

  • De microfoons van alle deelnemers (behalve jezelf) uitzetten. Deze optie is alleen beschikbaar als je rechten hebt in de module vergaderingen.

  • Je scherm delen (Dit werkt alleen in Chrome of Firefox)

  • Je Microfoon aan/uitzetten

  • Camera aan/uitzetten

Wanneer de beheerder tijdens de vergadering een stemronde start, krijgen alle live deelnemers direct een popup op hun scherm om hun stem(men) uit te brengen.

Livechat en reacties

Voor een vergadering kan je via het chat scherm (als live video aanstaat), of via de reacties (als live video uitstaat) reacties achterlaten. Tijdens een live vergadering zijn de reacties ook echt realtime. Dat wil zeggen dat als jij een bericht in de chat plaatst, alle leden dat bericht direct ook te zien krijgen.

Notuleren

Als je bij Vergadering toevoegen een agenda hebt gemaakt, zie je deze terug in de betreffende vergadering. Je kan de notulen tijdens de offline of online vergadering direct schrijven.

Klik om de notulen te bewerken op het blauwe potlood rechtsonderin.

Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de notulen te bewerken:

Als je stopt met typen worden de notulen direct opgeslagen.

In een live video vergadering ontvangen alle leden ook direct een update.

Besluitenlijst

In de besluitenlijst kan je tijdens de vergadering snel de genomen besluiten vastleggen.

Je vult het genomen besluit in en drukt op Toevoegen.

Als je een besluit wilt verwijderen druk je op het rode kruisje.

Als je de volgorde van de besluiten wilt wijzigen kan je deze met je muis verslepen.

Actiepuntenlijst

Op de actiepuntenlijst leg je eenvoudig acties vast die tijdens de vergadering uitgezet worden.

  1. Vul allereerst de titel van het actiepunt in, bijvoorbeeld Offertes schilderwerk opvragen:

  2. Kies de gewenste uitvoerdatum:

  3. Kies de gewenste uitvoerder(s)

  4. Als je alles hebt ingevuld klik je op Toevoegen

Het actiepunt is nu toegevoegd aan de actielijst van de agenda. We zullen binnenkort zorgen dat deze ook op de algemene actielijst geplaatst wordt.

© 2020 VvE-site.nl